الترقيم

المبدأ

يجب أن تتوالى فواتيرك دون فراغ: F-2026-0001، F-2026-0002، F-2026-0003… ويتكفل مستند بذلك:

• يُعطى الرقم لحظة الإصدار، لا قبلها؛
• لكل شركة سلاسلها: فواتيرك وفواتير المقاول الذاتي الذي تخدمه لا تختلط؛
• لكل نوع سلسلته: عروض الأسعار (D-…)، والفواتير (F-…)، والإشعارات الدائنة (AV-…)؛
• تبدأ السلسلة من 1 كل سنة.

الصيغة الافتراضية

دون أي ضبط، الصيغة هي {TYPE}-{YYYY}-{####}:

تجد بادئة كل نوع في أنواع الوثائق.

اختيار صيغتك الخاصة

كانت فواتيرك في دفتر أو برنامج آخر، وتريد الحفاظ على الأسلوب نفسه؟

1. افتح الأدوات › الفوترة › الشركات المُصدِرة وعدّل الشركة.
2. افتح معلومات إضافية، ثم خانة الترقيم.
3. اكتب صيغتك، مثلًا FAC-{YY}-{###} (تعطي FAC-26-001).
4. احفظ.

يجب أن تتضمن الصيغة عدّادًا ({#…}) والسنة ({YYYY} أو {YY}). هذا ما يضمن أن يبقى كل رقم فريدًا من سنة إلى أخرى.

ما لا يكسر السلسلة أبدًا

• حذف مسودة: لم يكن لها رقم، فلا يضيع شيء.
• تصحيح فاتورة: ننجز إشعارًا دائنًا له سلسلته الخاصة، وتحتفظ الفاتورة برقمها.
• عرض أسعار تحوّل إلى فاتورة: تأخذ الفاتورة الرقم التالي في سلسلة الفواتير.

التاريخ يتبع الرقم

بالنسبة للفاتورة، لا يمكن أن يكون تاريخها قبل آخر فاتورة صادرة في السلسلة نفسها، ولا في المستقبل. وإلا لكان الرقم 0012 مؤرخًا قبل 0011. وإن حاولت، تعطيك الرسالة التاريخ الذي تختاره. وهذه القاعدة تسري أيضًا على الصيغة البسيطة.

نصيحة فاتورة منسية من الأسبوع الماضي؟ أرّخها بتاريخ اليوم واذكر الفترة في الملاحظات، بدل كسر ترتيب التواريخ.

صفحات ذات صلة

• من عرض الأسعار إلى الفاتورة
• الإشعارات الدائنة والتصحيحات
• مقاولات زبائنك